仕事のホウレンソウの基本と上司から評価される報告の仕方


仕事のホウレンソウとは

「これを~さんに届けておいて」というものから「あの人を紹介してほしい」「~の資料を作成しておいて」まで、上司からの命令や取引先からの依頼はさまざまあります。
それに応えていくために、まわりの人と情報を共有することは欠かせません。

組織で働く心構えとして、新入社員研修でかならずと言っていいほど言われるのが「ほう・れん・そう」です。
この意味は「報告」「連絡」「相談」を指しています。

仕事にとりかかり、少しでもわからないことや困ったことがあれば、先輩や上司にまずは「相談」。
そのタイミングは早めするのは肝心です。
一人で抱え込んでギリギリになって相談しても、相手が対応できないこともあるからです。
そして、仕事の進捗状況は常に「連絡」。
自分では気づかないことでも、経験を積んだ上司が状況を把握し、判断することで大きなトラブルを避けることができます。

また「これをコピーして苦なっておいて」「はい」で命令をこなすだけで仕事は未完了。
「コピー○部配布終了いたしました」という完了報告までがワンセットと考えましょう。
忘れがちだが、相談をしてアドバイスをもらったときの結果報告も必須です。
相談された相手は結果を聞くまでは区切りがつかずに不安なのです。
いつも「あの件どうなった?」と聞かれているようでは、仕事のできないヤツと判断されても仕方ありません。


報告の基本

報告の際にどうでもいいことをダラダラ話し始める人がいますが、それでは聞いている方は何が言いたいのかとイライラしてしまいます。

それを避けるためには、まずは結論を先に示しましょう。
そのためには話し前に要点を整理しておかなくてはいけません。
長い話は聞きづらいものですが、それは「いつこの話が終わるのか?」という見通しがつかないからです。
「~の件でA社に行ってきました。担当者の~さんに商品をご案内しましたら、詳しい話を聞かせてほしいといわれました。見積書を作って、明日、再度訪問したいと思います。」
など、何の報告なのか、どんな判断を仰いでいるのかを明確にすることが大事です。

報告が1つではないときは、「報告が2つあります」というように、数を前置きすれば聞いてもらいやすくなります。
報告事項の数が多ければ、箇条書きにしたメモを見ながら話すといいでしょう。
自分も混乱せずに伝えられ、相手が必要ならそのメモを渡せば漏れがなくなります。

休みます、の報告はどうするか

朝起きたら頭痛と熱が・・・。
そのような会社に行けない事態が発生したとき、誰に、どうやって伝えるといいでしょうか。
「風邪で休むと伝えて」と後輩やアルバイトにことづけている人やメールで会社の同僚や上司に伝えるだけという人がいますが、これは間違いです。

基本は自分が所属する部の統括者に、直接自分の声で現状を伝えること。
上司が来客中や不在なら仕方ないですが、これは人事の承認決裁権に関わることでもあります。
自分が席についているのに、第三者が電話を切ったあとで、「~さんは風邪で休むそうです。」と聞かされる上司は気分が悪いでしょう。


報告のタイミング

報告のタイミングは空気を読んで行いたいものです。
とくに時間。
朝、上司が出社して席につくやいなや「課長、~の件ですが」では、何かトラブルが行ったかとドキリとさせてしまいます。
外出間際や帰社時間近くも慌しいので避けましょう。
また相手が誰であっても、細かい数字の計算など、集中力を要する作業に向かっている人に突然話しかけるのはいやがらせと思われかねません。

ただ、トラブルなどの緊急事態は別です。
「忙しそうだから」「出かけるところだから」と遠慮している場合ではないでしょう。
ここは「お忙しいところすみませんが、急ぎなので」と断って、すみやかに報告するようにしましょう。

最優先すべきは相手の都合です。
様子を見計らいつつ「今よろしいですか?」などと、話せる余裕があるかどうか尋ねる形で話しかけるようにしましょう。


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