読み手にとってわかりやすい文章とは


書き手が文書で何かを伝える場合、相手にとってわかりやすい文章を書くようにしなければなりませんが、読み手は情報について、一度に一つずつしかインプットできません。
そしてその情報がもしバラバラに与えられる場合、読み手は、与えられた情報を自分なりに関連付けて理解しようとします。
しかしその作業は大変なため、たとえ内容的にすばらしいことが書いてあっても読まれない文章になってしまうことがあります。

読み手がわかりやすく理解できる文章にするには、伝え手が論理的に導いてあげる必要があります。
考えを論理的に展開し、その考える順序をつくって、そのとおりに誘導していくことが必要です。
そのわかりやすい順序とは、上から下へ考えを配列する方法です。
このように読み手にとってわかりやすく、論理的な順序に沿って導いてくれる文章はピラミッド構造で成り立っています。

読み手にとって一番わかりやすい文章とは、まず主たる大きな考えを受け取り、そのあとに大きな考えをサポートする小さな考えを受け取るという並べ方であり、これがピラミッド構造です。
頂点を文章の主張とすれな、二番目のレベルは章、その下は節、その下は段落、その下はセンテンスといった具合になります。


前述のとおり、読み手が文章によって分かり理解できるようにするためには、論理的に導いてあげることが必要です。
それはQ&A形式で、答えの理由付けを行っていく方法です。

例えば、あなたが、食品スーパーの経営コンサルを任されているとします。
あなたは社長に対して「チラシ広告を増やすべき」というメッセージを与えました。
社長は「なぜだ?」と疑問を抱くでしょう。
そこであなたは、ピラミッドを一つ下に降りて、その疑問に答えるべく理由を展開します。
例えば、「競合店が出現したから、店舗の立地環境が変化したから」のように。
そして、その答えを聞いた社長をさらに疑問を抱きます。
「どのような競合点が出現したのか」「立地環境はどのように変化したのか」
そこであなたは、その疑問に答えるべくさらに一段ピラミッドを降りてそれに答えていきます。
そして、社長が疑問を抱かなくなるまでこの質疑応答を繰り返すことになります。
そうしていけば、読み手にわかりやすくメッセージを伝えることができます。


そして、読み手に対してわかりやすくメッセージを伝えるとき、もう一つ横の広がりを考慮に入れなければなりません。
先ほどのチラシ広告の話でいうと、「チラシ広告を増やさなければならない」という主張に対し、聞き手が「なぜ?」と疑問がわいたとき、その理由を論理的に答えなければなりません。
論理的に答えるには、「演繹的論理展開方法」か「機能的論理展開方法」のどちらかを用いて論理的に答えることになります。

演繹法:事実「粗利益率が50%を超える事業を展開していると必ず競合企業が出現する」→観察事項「我々の事業は粗利益率が50%を超えている」→結論「わが事業には競合が出現している」

このように、演繹法では、まず世の中に実在する事実を述べる、次にその事実に関連するじょうきょうを述べる、そして、前記二つの情報が意味することを解釈し、述べるという順序を経て論理展開がなされます。

次に重要なことがストーリー展開です。
重要なことは、まず読み手に疑問を抱かせることで、その疑問の由来は、「状況」→「複雑化」→「疑問」→「答え」、という典型的なストーリー展開にあります。

・状況:まず読み手がすでに知っていることや周知の事実を述べます。
そこで読み手をまずテーマについて認知させます

・複雑化:状況においては、読み手は「そんなことはもう分かっている」と思っているはずです。
そこで、すでに知っている状況に変化を起こします。これが複雑化です。
それは、具体的にいうと、論理的な矛盾が生じた、問題が発生した、などです。

・疑問:複雑化によって読み手は疑問が湧くことになります。
そして以下の文章にはその疑問に答えが書いてあるんだということを分からせ、先に進んでもらいます。

・答え:あとは、Q&A形式に従って、縦の関係と横の関係を使って、疑問に答えていきます。


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